オフィスにウォーターサーバーを導入したいけれど、費用が心配ですよね

オフィスにウォーターサーバーの導入を検討している経営者や総務担当者の方にとって、最も気になるのが「実際にどのくらいの費用がかかるのか」という点ではないでしょうか。

初期費用や月額料金、電気代など、さまざまなコストがかかるため、導入前にしっかりと把握しておくことが大切です。

この記事では、オフィス向けウォーターサーバーの導入にかかる費用について、初期費用から月額コスト、人数別のシミュレーションまで、徹底的に解説していきます。

費用を抑えるポイントや経費計上の方法についてもお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。

オフィス向けウォーターサーバーの導入費用：全体像を把握しましょう

オフィスにウォーターサーバーを導入する際、どのような費用が発生するのでしょうか。

大きく分けると、導入時にかかる「初期費用」と、毎月継続的に発生する「ランニングコスト」の2種類があります。

初期費用には、サーバー本体の設置費用や登録料などが含まれ、ランニングコストには水代やレンタル料、電気代、メンテナンス費用などが含まれます。

全体像をしっかりと把握することで、予算計画が立てやすくなりますよ。

初期費用はどのくらいかかる？無料のケースも多いんです

初期費用の相場と内訳

ウォーターサーバーの初期費用は、メーカーやプランによって大きく異なります。

一般的な初期費用としては、サーバー設置費用が0円～10,000円程度、初回登録料が0円～3,000円程度となっています。

最近では、キャンペーンを活用することで初期費用が完全無料になるケースも増えていますので、導入を検討する際は各メーカーのキャンペーン情報をチェックすることをおすすめします。

工事費用が必要なケース

浄水型の水道直結タイプのウォーターサーバーを選ぶ場合、水道管への接続工事が必要となり、工事費用として5,000円～15,000円程度かかることがあります。

ただし、給水タンク式の浄水型サーバーや宅配型のボトルウォーターサーバーであれば、工事は不要で設置も簡単です。

オフィスのレイアウトや水道の位置を考慮して、最適なタイプを選びましょう。

月額費用の内訳を徹底解説！予算計画に役立てましょう

ウォーターサーバーの月額費用は、主に以下の項目で構成されています。

それぞれの費用について、詳しく見ていきましょう。

水代：天然水とRO水で価格が変わります

ウォーターサーバーの水代は、水の種類によって大きく異なります。

天然水の場合、12Lボトル1本あたり1,800円～2,200円程度が相場となっています。

採水地のミネラル成分が含まれており、自然な味わいが楽しめることから、来客対応を重視するオフィスに人気です。

一方、RO水（逆浸透膜でろ過した純水）は、12Lボトル1本あたり1,200円～1,600円程度とリーズナブルな価格設定になっています。

不純物をほぼ完全に除去した安全性の高い水で、コストパフォーマンスを重視する企業におすすめですよ。

浄水型ウォーターサーバーの場合は、水道水を使用するため水代はかかりませんが、月額のレンタル料が3,000円～3,500円程度必要です。

サーバーレンタル料の相場

サーバーのレンタル料は、メーカーやサーバーの機種によって異なります。

無料のプランも多くありますが、高機能モデルやデザイン性の高いサーバーの場合、月額500円～1,500円程度のレンタル料が発生することがあります。

レンタル料無料のプランでも、水の注文本数にノルマが設定されている場合があるため、契約前にしっかり確認しておきましょう。

電気代の目安

ウォーターサーバーは冷水と温水を常時保つ機能があるため、電気代が発生します。

一般的な電気代の目安は、月額500円～1,500円程度となっています。

省エネ機能を搭載したエコモデルを選ぶことで、電気代を月額300円～500円程度まで抑えることも可能です。

24時間稼働するため、年間を通じて安定した電気代がかかることを考慮しておきましょう。

メンテナンス費用とサポート料

定期的なメンテナンスやサポートにかかる費用は、多くのメーカーでレンタル料や水代に含まれています。

ただし、一部のメーカーでは「あんしんサポート料」として月額400円～500円程度が別途必要になる場合もあります。

サポート内容には、定期的なサーバー交換やフィルター交換、故障時の対応などが含まれていますので、契約内容をよく確認することが大切です。

オフィスの人数別：月額料金シミュレーション

実際にオフィスでウォーターサーバーを導入した場合、人数によってどのくらいの費用がかかるのか、具体的にシミュレーションしてみましょう。

ここでは、1人あたり1日コップ2杯（約400ml）を消費すると仮定して計算しています。

3人～5人規模の小規模オフィス

従業員が3人～5人程度の小規模オフィスの場合、月間の水消費量は24L～40L程度となります。

天然水タイプのウォーターサーバーを導入した場合、月額費用は約4,000円～7,000円が目安です。

浄水型サーバーを選べば、月額3,300円程度の定額で利用できるため、コストを抑えたい小規模オフィスにおすすめですよ。

10人規模のオフィス

従業員が10人程度のオフィスでは、月間の水消費量は約80Lとなります。

天然水の場合は月額13,000円～14,000円程度、RO水であれば月額10,000円～11,000円程度が相場です。

浄水型サーバーなら定額3,300円で利用できるため、水の消費量が多い場合は大幅なコスト削減が期待できます。

20人～30人規模のオフィス

従業員が20人～30人のオフィスでは、月間の水消費量は160L～240L程度になります。

天然水タイプの場合は月額27,000円～41,000円程度、RO水の場合は月額20,000円～30,000円程度が目安です。

この規模になると、浄水型サーバーの定額制が非常に魅力的で、月額3,300円で済むため年間で30万円以上のコスト削減が可能になります。

50人以上の大規模オフィス

従業員が50人以上の大規模オフィスでは、月間の水消費量は400L以上となります。

天然水の場合は月額68,000円以上、RO水でも月額50,000円前後の費用がかかります。

大規模オフィスでは、複数台の浄水型サーバーを設置することで、コストを大幅に削減できる可能性が高いです。

また、水道直結型の浄水サーバーを導入すれば、ボトル交換の手間も省けて業務効率も向上しますよ。

費用を抑える5つのポイント！賢く導入しましょう

浄水型サーバーを検討する

水の消費量が多いオフィスでは、定額制の浄水型サーバーが圧倒的にコストパフォーマンスに優れています。

月額3,000円～3,500円の定額で、水道水を浄水して使い放題になるため、従業員が10人以上のオフィスでは大きなメリットがありますよ。

法人向けプランを活用する

多くのメーカーが法人向けの特別プランを用意しています。

法人プランでは、水ボトルが無料で提供されたり、レンタル料が割引になったりする特典があります。

個人向けプランよりもお得に利用できることが多いので、必ず法人プランの有無を確認しましょう。

キャンペーンや乗り換え特典を利用する

初期費用無料キャンペーンや、他社からの乗り換えでキャッシュバックが受けられるキャンペーンを実施しているメーカーも多数あります。

導入のタイミングを見計らって、お得なキャンペーン期間中に申し込むことで、導入コストを大幅に削減できますよ。

長期契約プランを選ぶ

2年以上の長期契約プランを選ぶことで、水代やレンタル料が割引になるケースが多いです。

ただし、契約期間内の解約には違約金が発生する場合があるため、オフィスの継続利用期間を見極めてから契約することが重要です。

省エネモデルを選んで電気代を削減

エコモード搭載のサーバーを選ぶことで、電気代を月額300円～500円程度に抑えることができます。

年間で見ると数千円の差になるため、長期的にはコスト削減につながりますよ。

経費計上できるから実質負担は少ない！勘定科目も解説

オフィスに設置したウォーターサーバーは、経費として計上できます。

使用目的によって勘定科目が異なりますので、正しく処理しましょう。

従業員が使用する場合：福利厚生費

従業員の水分補給や健康管理のために設置する場合は、「福利厚生費」として計上できます。

社員の満足度向上や健康促進につながるため、正当な経費として認められますよ。

来客対応に使用する場合：接待交際費

お客様への飲み物提供を主な目的とする場合は、「接待交際費」として処理します。

会議室や応接室に設置するウォーターサーバーは、この科目で計上することが一般的です。

サーバーレンタル料：賃借料またはリース料

サーバーのレンタル費用は、「賃借料」または「リース料」として処理します。

月額の費用として継続的に計上できるため、会計処理もシンプルですよ。

導入する際の注意点：契約前に必ずチェック！

契約期間と解約金を確認する

多くのウォーターサーバーには、2年～3年の契約期間が設定されています。

契約期間内に解約すると、10,000円～20,000円程度の解約金が発生する場合があります。

オフィスの移転予定や人数変動の可能性がある場合は、契約期間が短いプランや解約金が低いプランを選ぶと安心です。

ボトルの配送ノルマ

宅配型のウォーターサーバーには、月に最低1セット（2本）以上の注文が必要な「配送ノルマ」が設定されていることがあります。

消費量が少ない場合、余ったボトルの保管場所に困ることもあるため、実際の使用量に見合ったプランを選びましょう。

設置スペースとボトル保管場所

サーバー本体の設置スペースに加えて、予備ボトルの保管場所も確保する必要があります。

特に小規模オフィスでは、スペースの確保が課題になることもあるため、コンパクトな卓上型サーバーや浄水型サーバーを検討するのも良いでしょう。

よくある質問：導入前の疑問を解決しましょう

月額費用の相場はどのくらいですか？

オフィス向けウォーターサーバーの月額費用は、水の種類や使用量によって大きく異なります。

天然水の場合は12Lボトル1本あたり1,800円～2,200円程度、RO水は1,200円～1,600円程度が相場です。

これに加えて、サーバーレンタル料（0円～1,500円）、電気代（300円～1,500円）、メンテナンス費用（0円～500円）がかかります。

10人規模のオフィスで天然水を使用する場合、月額13,000円～15,000円程度が目安となりますよ。

初期費用を抑える方法はありますか？

多くのメーカーが、初期費用無料キャンペーンを実施しています。

また、法人向けプランでは設置費用が無料になったり、初回のボトルがサービスになったりする特典があります。

複数のメーカーを比較して、キャンペーン期間中に申し込むことで、初期費用を大幅に抑えることができますよ。

電気代はどのくらいかかりますか？

一般的なウォーターサーバーの電気代は、月額500円～1,500円程度です。

省エネ機能を搭載したエコモデルを選ぶことで、月額300円～500円程度まで削減できます。

エコモードでは、使用頻度の少ない夜間の電力消費を抑える機能があるため、24時間稼働する中でも効率的に節電できますよ。

メンテナンスは必要ですか？

多くのウォーターサーバーには自動クリーン機能が搭載されており、定期的に内部を清潔に保つ仕組みになっています。

それでも、定期的な外部清掃や、年に1回～2回のフィルター交換、サーバー本体の交換などのメンテナンスが推奨されています。

メーカーによっては、定期メンテナンスサービスが料金に含まれているプランもあるため、契約時に確認しておきましょう。

解約時に費用はかかりますか？

契約期間内に解約する場合、10,000円～20,000円程度の解約金が発生することが一般的です。

契約期間を満了すれば、解約金は不要になります。

また、一部のメーカーでは契約期間の縛りがないプランも提供していますので、柔軟性を重視する場合はそうしたプランを選ぶと安心です。

オフィスに最適なウォーターサーバーを選びましょう

オフィス向けウォーターサーバーの導入費用について、初期費用から月額コスト、人数別のシミュレーションまで詳しく解説してきました。

費用は水の種類やオフィスの規模によって大きく異なりますが、適切なプランを選ぶことでコストを抑えながら快適な環境を整えることができます。

従業員数が10人以上のオフィスでは浄水型サーバーがコストパフォーマンスに優れており、来客対応を重視する場合は天然水、コスト重視ならRO水を選ぶと良いでしょう。

法人向けプランやキャンペーンを活用することで、さらにお得に導入することができますよ。

また、ウォーターサーバーの費用は経費として計上できるため、実質的な負担は少なくなります。

契約前には、契約期間や解約金、配送ノルマなどの条件をしっかりと確認して、自社に最適なウォーターサーバーを選びましょう。

従業員の健康管理や業務効率の向上、来客対応のレベルアップにつながるウォーターサーバーを、ぜひ導入してみてくださいね。

快適なオフィス環境づくりの第一歩として、今すぐ検討を始めてみてはいかがでしょうか。